Dokumenty stowarzyszenia
Stowarzyszenie im. Hanki Krakowskiej
Polityka prywatności serwisu dlahanki.org, usługi przypomnień „podatek #dlaHanki”, akcji „Operacja-Licytacja – aukcje #dlaHanki” oraz akcji „Zbiórka Publiczna”
Data aktualizacji: 30 października 2026 r.
W dokumencie wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarza Stowarzyszenie w związku z korzystaniem z serwisu dlahanki.org, usługą przypomnień podatkowych, organizacją aukcji charytatywnych oraz zgłoszeniami i obsługą punktów zbiórek publicznych. Opisujemy cele i podstawy przetwarzania, źródła danych, odbiorców, okresy przechowywania oraz prawa osób, których dane dotyczą.
Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie im. Hanki Krakowskiej z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Glinki 93/15, NIP: 9532779023, KRS: 0000863404, dalej zwane „Administratorem”.
Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wskazanym adresem e-mail lub korespondencyjnie.
Polityka określa zasady przetwarzania danych osób odwiedzających serwis dlahanki.org, korzystających z formularzy, kontaktujących się ze Stowarzyszeniem oraz uczestniczących w działaniach prowadzonych przez Stowarzyszenie. Obejmuje w szczególności:
Polityka obejmuje dane przetwarzane przez Stowarzyszenie w jego serwisie i systemach. Nie zastępuje dokumentów dotyczących prywatności operatorów zewnętrznych usług, takich jak Facebook, Instagram, Google, Zrzutka.pl czy dostawcy map.
Podczas korzystania z serwisu mogą być przetwarzane w szczególności:
Dane techniczne nie zawsze mają charakter anonimowy. W szczególności adres IP oraz identyfikatory internetowe mogą w określonych okolicznościach stanowić dane osobowe.
W zależności od wybranego kanału komunikacji przetwarzamy:
Dane beneficjenta i celu podatkowego mogą być zapisywane przy zamówieniu, aby zachować prawidłowy kontekst historycznej wiadomości.
System może zapisywać informacje dotyczące:
Zgody mogą być powiązane z konkretnym beneficjentem. Zgoda dotycząca jednego beneficjenta nie oznacza automatycznie zgody na komunikację dotyczącą innego beneficjenta.
W celu potwierdzenia zgłoszenia mogą być przetwarzane informacje o dacie i wyniku potwierdzenia adresu e-mail lub numeru telefonu oraz o wykorzystaniu linku lub kodu potwierdzającego.
Jeżeli użytkownik skorzysta z funkcji deklaracji zamiaru przekazania 1,5% podatku, system zapisuje informację o złożeniu deklaracji i jej dacie. Deklaracja zamiaru nie oznacza, że Administrator uzyskał dostęp do zeznania podatkowego użytkownika lub potwierdzenie rzeczywistego rozliczenia podatku.
System może przechowywać historię zamówień, potwierdzeń, wysyłek, rezygnacji, zmian preferencji i innych zdarzeń związanych z korzystaniem z usługi.
Dane te służą między innymi do zapewnienia ciągłości przypomnień, zapobiegania duplikatom, ustalania przyczyn błędów, zarządzania zgodami oraz prowadzenia analiz skuteczności działań informacyjnych Stowarzyszenia.
W ramach ochrony serwisu mogą być rejestrowane informacje o błędach i podejrzanych działaniach, w szczególności:
Dziennik służy ochronie serwisu i użytkowników, wykrywaniu nadużyć, diagnozowaniu błędów oraz wyjaśnianiu zdarzeń. Nie jest przeznaczony do przechowywania treści kodów jednorazowych ani sekretów dostępowych do usług zewnętrznych.
Zakres danych zależy od tego, z której funkcji aukcyjnej użytkownik korzysta.
Lista obserwowanych aukcji jest zapisywana lokalnie w pamięci przeglądarki użytkownika (localStorage). Może obejmować identyfikatory lub informacje pozwalające odtworzyć listę wybranych aukcji. Dane te pozostają w przeglądarce i w ramach samej funkcji obserwowania nie są przesyłane do Administratora ani zapisywane w jego bazie danych. Użytkownik może usunąć obserwowaną aukcję z listy lub skasować dane witryny w ustawieniach przeglądarki.
Jeżeli użytkownik zamówi e-mailowe przypomnienie o zakończeniu wybranej aukcji, możemy przetwarzać:
Adres e-mail jest wykorzystywany do wysłania przypomnienia dotyczącego wskazanej aukcji. Samo zamówienie takiego przypomnienia nie oznacza automatycznego zapisu na newsletter ani zgody na otrzymywanie innych informacji o Stowarzyszeniu.
Osoba wystawiająca aukcje może poprosić o przypisanie swoich aukcji do adresu e-mail i uzyskanie dostępu do Panelu Wystawcy. W tym celu przetwarzamy:
Jednorazowy link logowania jest wysyłany na przypisany adres e-mail i ma ograniczony czas ważności. Panel nie wymaga zakładania konta WordPress ani tworzenia hasła.
W serwisie mogą być zapisywane informacje potrzebne do uporządkowania aukcji i ich rozliczenia, w szczególności nazwa lub opis aukcji, nazwy profili Facebook wystawcy i kupującego, sezon, terminy, link do posta na Facebooku, status aukcji, informacja o zwycięzcy, kwota wylicytowana lub zadeklarowana do wpłaty, kwota i data odnotowanej wpłaty, status płatności, opis lub tytuł wpłaty, informacja o potwierdzeniu rozliczenia oraz informacja o przekazaniu przedmiotu lub wykonaniu usługi. Stowarzyszenie przetwarza dane finansowe w zakresie otrzymanym od uczestników lub operatora płatności i niezbędnym do powiązania wpłaty z aukcją oraz potwierdzenia jej rozliczenia. Nie oznacza to, że Stowarzyszenie otrzymuje lub przechowuje pełne dane karty płatniczej albo dane logowania do bankowości użytkownika.
Informacje w zestawieniach i Panelu Wystawcy są wprowadzane lub aktualizowane przez Administratora. Serwis nie pobiera automatycznie wszystkich zmian z postów i komentarzy na Facebooku.
Same licytacje odbywają się w grupie na Facebooku, a oferty są składane w komentarzach pod postami aukcyjnymi. Dane profilu, treść komentarzy, proponowane kwoty i inne informacje udostępniane na Facebooku są przetwarzane przez Meta zgodnie z zasadami tej platformy. Administratorzy grupy mogą mieć dostęp do tych informacji w związku z moderowaniem aukcji i ich rozliczeniem. Zasady przetwarzania danych przez Meta określa dokumentacja prywatności tego operatora.
W ramach obsługi akcji „Operacja-Licytacja” Stowarzyszenie posługuje się nazwami profili (nazwami wyświetlanymi) użytkowników Facebooka, widocznymi przy postach i komentarzach w grupie aukcyjnej. Nazwy te są wykorzystywane do rozpoznawania aktywności wystawców i kupujących, przypisywania ofert do aukcji, prowadzenia rozliczeń oraz przygotowania podsumowań sezonu. Stowarzyszenie nie weryfikuje tożsamości użytkownika na podstawie nazwy profilu ani nie potwierdza, czy profil należy do osoby o określonych danych.
Nazwa profilu jest zapisywana w postaci widocznej w chwili pozyskania jej z Facebooka. Stowarzyszenie nie sprawdza automatycznie późniejszych zmian nazwy profilu i nie aktualizuje zapisanych danych, gdy użytkownik zmieni nazwę lub inne informacje profilu na Facebooku. W efekcie w archiwum aukcji, podsumowaniach i rankingach może pozostać nazwa, której dana osoba nie używa już na Facebooku.
Po zamknięciu sezonu serwis może prezentować podsumowanie aktywności, w tym rankingi wystawców, którzy opublikowali najwięcej aukcji, oraz kupujących, którzy wygrali lub nabyli najwięcej przedmiotów. Ranking może zawierać nazwę profilu Facebook, miejsce w zestawieniu oraz dane o aktywności uwzględniane w danym zestawieniu. Liczba prezentowanych osób i szczegółowy zakres statystyk zależą od konfiguracji funkcji dla danego sezonu. Ranking jest publikowany w serwisie dlahanki.org i może być dostępny dla osób odwiedzających stronę.
Adres e-mail przekazany na potrzeby Panelu Wystawcy nie jest elementem publicznego rankingu i nie jest w nim wyświetlany.
Dane aukcyjne mogą pochodzić bezpośrednio od użytkownika, w szczególności z formularza Panelu Wystawcy lub formularza przypomnienia, a także z postów i komentarzy publikowanych w grupie aukcyjnej na Facebooku, nazwy profilu widocznej przy tych wpisach, informacji przekazanych przez wystawcę, zwycięzcę lub inną osobę uczestniczącą w rozliczeniu oraz informacji o płatności przekazanych przez operatora zewnętrznego portalu. W zakresie, w jakim dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, ich źródłem jest odpowiednio treść udostępniona w grupie Facebook lub informacja przekazana Administratorowi przez osobę uczestniczącą w aukcji albo podmiot obsługujący płatność.
Osoba, która deklaruje gotowość udostępnienia lokalu jako punktu z puszką podczas przyszłej zbiórki publicznej, przekazuje w formularzu w szczególności:
Dokładny adres lokalu jest wykorzystywany do kontaktu i organizacji ewentualnego przekazania puszki. Nie jest automatycznie publikowany na stronie ani na mapie. Zgłoszenie nie oznacza przyjęcia lokalu jako punktu zbiórki i nie zobowiązuje zgłaszającego do udziału.
Jeżeli zgłoszenie zostanie zaakceptowane, system może dodatkowo przechowywać dane organizacyjne dotyczące konkretnej zbiórki i punktu, w szczególności identyfikator lub numer przypisanej puszki, przypisanie punktu do zbiórki, status punktu, daty i potwierdzenia przekazania oraz zwrotu puszki, informacje o stanie puszki i rozliczeniu. Jeżeli w systemie ewidencjonowane są osoby odpowiedzialne za punkt lub osoby przeprowadzające zbiórkę, przetwarzane mogą być również ich imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe niezbędne do organizacji, identyfikacji i rozliczenia zbiórki.
Przedstawienie nazwy i lokalizacji punktu na publicznej mapie następuje dopiero po weryfikacji zgłoszenia i odrębnym uzgodnieniu ze Stowarzyszeniem. Jeżeli publikacja obejmuje dane osobowe, Administrator uzyskuje odpowiednią podstawę prawną, w tym zgodę, gdy jest ona wymagana.
Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w celach związanych z działalnością Stowarzyszenia, obsługą serwisu i funkcji, z których korzysta użytkownik, bezpieczeństwem oraz wypełnianiem obowiązków prawnych.
Dane są wykorzystywane do przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenia kontaktu, ustalenia terminu, wysłania przypomnienia i obsługi preferencji związanych z zamówioną usługą.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie, w jakim dane są niezbędne do realizacji usługi zamówionej przez użytkownika lub podjęcia działań na jego żądanie.
Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na coroczne przypomnienia, dane są wykorzystywane do utrzymywania odpowiedniej subskrypcji i realizacji kolejnych wysyłek.
Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie przetwarzania objętego zgodą.
Dane są wykorzystywane do wysyłania informacji o akcjach w zakresie udzielonych zgód i dostępnych funkcji. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Wysyłanie informacji handlowych lub prowadzenie marketingu bezpośredniego środkami komunikacji elektronicznej odbywa się z uwzględnieniem wymogów Prawa komunikacji elektronicznej, w tym art. 398, jeżeli przepis ten ma zastosowanie do danej komunikacji.
Administrator może wykorzystywać historię zamówień i kontaktów do analizowania skuteczności działań informacyjnych, porównywania wyników pomiędzy kolejnymi sezonami podatkowymi, planowania komunikacji, ograniczania duplikatów oraz doskonalenia działania usług.
Podstawą takiego przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ocenie i poprawie skuteczności działań informacyjnych oraz efektywnym zarządzaniu komunikacją. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu, z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą. Ta podstawa nie zastępuje zgody wymaganej do wysyłania komunikacji marketingowej tam, gdzie wymaga jej prawo.
Dane techniczne i informacje z dziennika bezpieczeństwa mogą być wykorzystywane do ochrony formularzy, wykrywania nadużyć, diagnozowania problemów oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odpowiednich przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Pliki cookies i podobne technologie są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, zapamiętywania preferencji oraz — po spełnieniu wymogów dotyczących zgody — prowadzenia analiz statystycznych i działań marketingowych. Przechowywanie informacji w urządzeniu użytkownika lub uzyskiwanie do nich dostępu odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
Dane związane z aukcjami są przetwarzane w celu:
Dane niezbędne do wysłania zamówionego przypomnienia o zakończeniu aukcji oraz do uruchomienia Panelu Wystawcy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w związku z realizacją funkcji zamówionej przez użytkownika lub podjęciem działań na jego żądanie. Adres e-mail podany w prośbie o dostęp do Panelu Wystawcy jest wykorzystywany do przypisania aukcji i wysłania jednorazowego linku logowania.
Prowadzenie ewidencji aukcji, zapis nazw profili Facebook, przypisywanie ofert do wystawców i kupujących, obsługa przebiegu aukcji, przygotowywanie podsumowań sezonu, prowadzenie zestawień i rankingów oraz rozliczanie transakcji może odbywać się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na rzetelnym organizowaniu akcji charytatywnych, przejrzystym przedstawianiu ich przebiegu i wyników, prawidłowym rozliczeniu aukcji, zapobieganiu nadużyciom oraz ochronie praw uczestników i Administratora. Wykorzystanie tej podstawy wymaga uwzględnienia praw i uzasadnionych oczekiwań uczestników, w szczególności jasnego poinformowania przed udziałem w aukcji, że nazwy profili mogą zostać wykorzystane w podsumowaniach i rankingach publikowanych na stronie.
Jeżeli określone dane lub dokumenty muszą być przechowywane na podstawie przepisów prawa, w szczególności jako dokumentacja księgowa, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Podstawy te dotyczą odrębnych celów i zakresów danych. Stowarzyszenie nie traktuje samego zamieszczenia oferty w komentarzu jako nieograniczonej zgody na dowolne wykorzystywanie danych profilu.
Zapisywanie listy obserwowanych aukcji w pamięci przeglądarki służy wykonaniu funkcji wybranej przez użytkownika. W ramach tej funkcji Administrator nie otrzymuje listy obserwowanych aukcji.
Dane z formularza zgłoszenia lokalu są wykorzystywane do przyjęcia i weryfikacji zgłoszenia, kontaktu z osobą wskazaną w formularzu, oceny możliwości współpracy, planowania sieci punktów, uzgodnienia zasad przekazania i odbioru puszki oraz prowadzenia ewidencji punktów podczas konkretnej zbiórki. Jeżeli punkt zostanie włączony do zbiórki, dane mogą służyć również do przypisania i ewidencji puszek, ustalenia osób odpowiedzialnych, potwierdzenia przekazania lub zwrotu oraz rozliczenia punktu.
Podstawą przetwarzania zgłoszenia i kontaktu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizowaniu działalności statutowej, planowaniu i przygotowywaniu zbiórek publicznych oraz utrzymywaniu kontaktu z lokalami zainteresowanymi współpracą. Jeżeli zgłoszenie prowadzi do zawarcia i realizacji umowy lub innego uzgodnienia z osobą fizyczną, podstawą w niezbędnym zakresie może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane wymagane do wykonania obowiązków prawnych związanych z konkretną zbiórką, w tym obowiązków dotyczących identyfikacji osób przeprowadzających zbiórkę i dokumentowania jej przebiegu, mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Publikacja danych osobowych osoby kontaktowej lub lokalizacji pozwalającej zidentyfikować osobę wymaga odrębnej, właściwej podstawy prawnej. Jeżeli podstawą jest zgoda, Administrator uzyskuje ją przed publikacją; samo przesłanie formularza ani zaznaczenie zainteresowania publikacją nie powoduje automatycznego umieszczenia danych na mapie.
Dane przekazane w wiadomości e-mail, formularzu kontaktowym lub innej korespondencji są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia sprawy i archiwizacji kontaktu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy zapytanie dotyczy podjęcia działań przed zawarciem umowy — również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z konkretnej funkcji:
Niepodanie danych wymaganych w danym formularzu może uniemożliwić obsłużenie zgłoszenia lub skorzystanie z wybranej funkcji. Niepodanie adresu e-mail oznacza, że Stowarzyszenie nie będzie mogło uruchomić Panelu Wystawcy, ale samo w sobie nie wyklucza udziału w aukcjach prowadzonych w grupie na Facebooku. Zgoda na publikację danych osobowych na mapie oraz zgody na dodatkową komunikację są odrębne od samego zgłoszenia lokalu lub zamówienia przypomnienia.
Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Wiadomości związane z usługą przypomnień podatkowych są wysyłane z adresu przypomnienia@dlahanki.org. Skrzynka i usługa pocztowa są obsługiwane z wykorzystaniem usług Google Workspace.
Użytkownik może odpowiedzieć na otrzymaną wiadomość. Odpowiedzi są odbierane przez Stowarzyszenie na adresie kontakt@dlahanki.org. Korespondencja jest wykorzystywana do obsługi pytań, zgłoszeń i spraw związanych z usługą oraz działalnością Stowarzyszenia.
Dostęp do danych mogą mieć upoważnione osoby działające na rzecz Administratora, w tym osoby upoważnione do organizacji, obsługi i rozliczania zbiórek, oraz dostawcy usług niezbędnych do prowadzenia serwisu i realizacji jego funkcji. W zależności od aktywnej konfiguracji mogą to być:
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują je w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań i na podstawie odpowiednich ustaleń. Niektóre serwisy zewnętrzne, w szczególności Meta/Facebook i Zrzutka.pl, przetwarzają dane jako odrębni administratorzy zgodnie z własnymi zasadami prywatności.
Dane osobowe nie są sprzedawane.
Wpłaty związane z aukcjami są realizowane za pośrednictwem zewnętrznego portalu zbiórkowego wskazanego w zasadach aukcji. Operator tego portalu samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych związanych z kontem, płatnością i obsługą transakcji. Stowarzyszenie może otrzymać lub zapisać informacje potrzebne do powiązania wpłaty z aukcją, takie jak nazwa profilu podana przez wpłacającego, opis płatności, kwota i status rozliczenia. Szczegóły przetwarzania przez operatora należy sprawdzić w jego polityce prywatności.
Serwis korzysta z Google Analytics oraz piksela Meta (Facebook Pixel) w celach analitycznych i marketingowych, w zakresie wynikającym z faktycznej konfiguracji strony oraz ustawień zgód użytkownika.
Narzędzia te mogą wykorzystywać pliki cookies, identyfikatory internetowe lub inne technologie do zbierania informacji o korzystaniu ze strony i skuteczności działań. Szczegółowy zakres danych, okres przechowywania oraz zasady przetwarzania przez poszczególnych dostawców wynikają również z ich własnych dokumentów dotyczących prywatności.
Technologie niekonieczne do działania serwisu są uruchamiane zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi zgody. Użytkownik może zarządzać zgodami poprzez dostępny w serwisie mechanizm zarządzania cookies. Dodatkowe informacje znajdują się w dokumencie Polityka plików cookies.
Na stronie znajdują się również odnośniki do serwisów społecznościowych, w szczególności Facebooka, Instagrama i YouTube. Samo umieszczenie zwykłego odnośnika nie oznacza automatycznego przekazania danemu serwisowi wszystkich danych użytkownika. Po przejściu do serwisu zewnętrznego użytkownik podlega zasadom prywatności jego operatora. Osadzone materiały, widgety lub skrypty mogą jednak powodować dodatkowe przetwarzanie danych zgodnie z ich konfiguracją i ustawieniami zgód.
W zależności od konfiguracji i wykorzystywanych dostawców określone dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub przez podmioty należące do międzynarodowych grup kapitałowych.
Jeśli dochodzi do przekazania danych poza EOG, Administrator weryfikuje podstawę takiego przekazania i stosuje wymagane prawem zabezpieczenia odpowiednie dla danego dostawcy oraz charakteru usługi, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO.
Administrator przechowuje dane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Okres zależy od rodzaju danych, aktywności usługi i podstawy prawnej przetwarzania.
Potwierdzone dane kontaktowe oraz informacje konieczne do realizacji przypomnień podatkowych są przechowywane przez okres aktywności usługi i subskrypcji, w zakresie niezbędnym do realizacji zamówień, zarządzania zgodami i utrzymania ciągłości komunikacji. Jeżeli użytkownik korzysta z przypomnień cyklicznych przez wiele sezonów, dane nie są usuwane wyłącznie z powodu upływu jednego roku.
Historia zamówień, potwierdzeń, wysyłek i zmian preferencji może być przechowywana długoterminowo, jeżeli pozostaje niezbędna do analizy skuteczności działań informacyjnych, porównywania wyników pomiędzy sezonami podatkowymi, poprawy jakości usługi lub ochrony praw Administratora. Administrator regularnie ocenia potrzebę dalszego przechowywania danych identyfikujących osoby. Jeżeli analiza może być równie skutecznie prowadzona na podstawie danych zanonimizowanych lub zagregowanych, dane pozwalające na identyfikację osoby mogą zostać usunięte lub zanonimizowane.
Informacje o zgodach, ich zmianach i wycofaniu mogą być przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do zarządzania preferencjami, wykazania zgodności przetwarzania z prawem i ochrony praw Administratora. Po wycofaniu zgody odpowiednia komunikacja jest zatrzymywana. Minimalny zapis niezbędny do respektowania rezygnacji i zapobiegania ponownemu uruchomieniu komunikacji może być przechowywany przez okres niezbędny do tego celu.
Linki i kody potwierdzające mają ograniczony termin ważności. Niepotwierdzone zgłoszenia podlegają okresowemu porządkowaniu; w szczególności zgłoszenia, które nie zostały potwierdzone przez sześć miesięcy, mogą być zamykane i usuwane zgodnie z mechanizmem czyszczenia systemu.
Dane dziennika bezpieczeństwa są przechowywane przez okres określony w konfiguracji systemu. Domyślny okres wynosi 180 dni, przy czym konfiguracja może przewidywać okres od 30 do 730 dni.
Okres przechowywania danych zbieranych przez Google Analytics, Meta Pixel i inne narzędzia zależy od konfiguracji, ustawień prywatności oraz zasad właściwego dostawcy. Okresy te są odrębne od okresu przechowywania danych w bazach serwisu.
Dane potrzebne do wysłania przypomnienia o zakończeniu aukcji są przechowywane do czasu wykonania przypomnienia, anulowania zgłoszenia lub upływu terminu, którego dotyczyło. Informacje o realizacji wysyłki i zgłoszeniu mogą być następnie przechowywane w ograniczonym zakresie przez czas potrzebny do obsługi reklamacji, wyjaśnienia błędów i ochrony przed roszczeniami.
Adres e-mail przypisany do Panelu Wystawcy oraz dane techniczne dostępu są przechowywane przez okres korzystania z panelu, obsługi przypisanych aukcji i rozliczenia sezonu. Po zakończeniu tych celów dostęp może zostać wyłączony, a adres e-mail i dane dostępu usunięte, z zastrzeżeniem danych, które muszą pozostać w dokumentacji z uwagi na obowiązki prawne albo konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Nazwy profili Facebook, dane o aktywności wystawców i kupujących oraz informacje o przebiegu i rozliczeniu aukcji są przechowywane w dokumentacji sezonu przez okres niezbędny do zakończenia aukcji, rozliczenia wpłat i potwierdzenia przekazania przedmiotów lub wykonania usług. Dane potrzebne do udokumentowania transakcji lub rozliczenia mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wynika to z przepisów o rachunkowości, innych obowiązków prawnych albo potrzeby ochrony roszczeń. Dokumenty stanowiące dokumentację księgową są przechowywane przez okresy wymagane przepisami; w przypadkach objętych art. 74 ustawy o rachunkowości okres ten wynosi co do zasady co najmniej 5 lat, liczonych według zasad określonych w tym przepisie. Nie oznacza to automatycznie, że każda nazwa profilu Facebook musi być przechowywana przez taki sam okres jak dowód księgowy.
Publiczne rankingi sezonowe zawierające nazwy profili Facebook są utrzymywane przez okres nie dłuższy niż 3 lata od zamknięcia danego sezonu. Po upływie tego okresu nazwy profili zostaną usunięte z publicznego zestawienia lub zastąpione oznaczeniami anonimowymi, a Stowarzyszenie może zachować statystyki zbiorcze, które nie pozwalają zidentyfikować uczestników. W razie potrzeby ochrony roszczeń lub wykonania obowiązku prawnego niezbędne dane mogą być nadal przechowywane wewnętrznie, bez dalszej publicznej prezentacji rankingu.
Lista „Moje obserwowane” jest przechowywana lokalnie w przeglądarce do momentu usunięcia jej przez użytkownika albo skasowania danych witryny w ustawieniach przeglądarki.
Jeżeli zgłoszenie lokalu wpłynie poza okresem trwania konkretnej zbiórki i nie zostanie przypisane do aktywnej zbiórki, dane zgłoszenia będą przechowywane maksymalnie przez 5 lat od dnia jego złożenia. Okres ten służy utrzymaniu ewidencji lokali, które zadeklarowały gotowość do współpracy przy przyszłych zbiórkach. Po jego upływie dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że wcześniej zgłaszający wycofa deklarację lub zażąda usunięcia danych, a Administrator nie ma innej podstawy do ich dalszego przechowywania.
Jeżeli zgłoszenie zostanie dokonane w trakcie trwania konkretnej zbiórki i punkt zostanie do niej przypisany, operacyjne dane punktu — w tym dane kontaktowe, przypisanie puszki, status punktu oraz informacje o jej wydaniu i zwrocie — będą przechowywane do zakończenia i rozliczenia tej zbiórki. Po zakończeniu i rozliczeniu zbiórki dane operacyjne zostaną usunięte lub zanonimizowane, z zastrzeżeniem dokumentacji, której dalsze przechowywanie wynika z przepisów prawa lub jest niezbędne do ochrony roszczeń. Osoba odpowiedzialna za punkt może też zażądać wcześniejszego usunięcia danych operacyjnych po zwrocie puszki do Stowarzyszenia. Dane zostaną wówczas usunięte lub zanonimizowane, o ile nie są nadal niezbędne do rozliczenia, wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli dane punktu są prezentowane na publicznej mapie, jego lokalizacja i nazwa zostaną usunięte lub ukryte po zakończeniu celu publikacji, w szczególności po zakończeniu właściwej zbiórki, chyba że publikacja jest nadal uzasadniona i ma odpowiednią podstawę prawną. Usunięcie danych operacyjnych lub z mapy nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentów, które Stowarzyszenie ma obowiązek zachować na podstawie przepisów prawa lub dla celów rozliczeniowych.
Korespondencja jest przechowywana przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu lub ochrony roszczeń, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
Użytkownik może zarządzać preferencjami za pomocą odpowiednich linków zawartych w wiadomościach albo skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@dlahanki.org.
Wycofanie zgody na przyszłą komunikację lub publikację nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Nie oznacza też automatycznie, że cała dokumentacja historyczna musi zostać natychmiast usunięta. Dalsze przechowywanie określonych informacji wymaga jednak odrębnej, uzasadnionej podstawy i jest ograniczane do niezbędnego minimum.
Na zasadach określonych w RODO użytkownik ma prawo do:
Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, użytkownik może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu dane osobowe nie będą dalej przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego.
Żądania dotyczące danych osobowych można kierować na adres kontakt@dlahanki.org. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.
System może automatycznie obsługiwać zamówienia, potwierdzenia, terminy wysyłki, limity dzienne, aktywne subskrypcje, przypomnienia o zakończeniu aukcji oraz jednorazowe linki do Panelu Wystawcy.
Weryfikacja prośby o przypisanie aukcji do wystawcy wymaga sprawdzenia przez Administratora. Automatyczne wysłanie wiadomości lub wyznaczenie terminu przypomnienia służy realizacji funkcji zamówionej przez użytkownika. Administrator nie wykorzystuje tych mechanizmów do podejmowania wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki w rozumieniu art. 22 RODO.
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.
W zależności od funkcji obejmuje to m.in. ograniczenie dostępu administracyjnego, potwierdzanie adresów e-mail i numerów telefonów, ochronę linków i kodów jednorazowych, ograniczenia czasu ważności linków do Panelu Wystawcy oraz monitorowanie wybranych zdarzeń bezpieczeństwa.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, którym jest on niezbędny do realizacji powierzonych zadań. Żaden system informatyczny nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa, dlatego Administrator podejmuje działania odpowiednie do charakteru i ryzyka przetwarzania.
Na stronie mogą znajdować się linki do zewnętrznych portali zbiórkowych, organizacji, mediów społecznościowych oraz innych stron internetowych. Po przejściu do zewnętrznego serwisu użytkownik podlega zasadom prywatności i cookies stosowanym przez jego operatora. Samo umieszczenie odnośnika nie oznacza automatycznego przekazania wszystkich danych użytkownika do danego serwisu.
W części poświęconej zbiórkom publicznym może być wyświetlana mapa oparta na danych OpenStreetMap. Podczas ładowania mapy przeglądarka może łączyć się z serwerami dostarczającymi mapę. Operator tych serwerów może otrzymywać typowe dane techniczne żądania, w szczególności adres IP, informacje o przeglądarce, czas żądania i adres strony odsyłającej. Zasady przetwarzania tych danych określa operator usługi mapowej. Informacje na temat przetwarzania danych przez OpenStreetMap Foundation znajdują się w jej Polityce prywatności.
W szczególności:
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian w prawie, sposobie działania serwisu, wykorzystywanych narzędziach, formularzach lub organizacji przetwarzania danych.
Aktualna wersja jest publikowana pod adresem: https://dlahanki.org/polityka-prywatnosci/.
W przypadku zmian wymagających dodatkowego poinformowania użytkowników lub uzyskania zgody Administrator podejmie odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Stowarzyszenie im. Hanki Krakowskiej
ul. Glinki 93/15, Bydgoszcz
NIP: 9532779023
KRS: 0000863404
E-mail: kontakt@dlahanki.org